1.    Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Stadt Greven
Der Bürgermeister
Fachbereich: Allgemeiner Service
Rathausstr. 6
48268 Greven
2.    Beauftragter für den Datenschutz:
Aktuelle Kontaktdaten zum Datenschutzbeauftragten entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung unserer Website. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter: datenschutz@kaaw.de

3.    Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Durchführung einer Videokonferenz erforderlich ist. Wir nutzen den cloud-basierten Videokommunikationsdienst „Zoom“, um die Kommunikation und den jederzeitigen Austausch innerhalb der eigenen Organisationseinheit oder den Austausch mit Dritten ortsunabhängig und unkompliziert über virtuelle Konferenzräume zu ermöglichen. Mittels „Zoom“ wird Ihnen als Nutzer die Möglichkeit geboten, an einen Gesprächsaustausch mit Bild und Ton teilzunehmen anstatt eines Telefonates

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Mit Teilnahme einer Videokonferenz verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß rechtlicher Vorschriften. Die Rechtsgrundlage bezieht sich auf den zugehörigen Zweck bzw. der Nutzung:
1.    Sie sind Beschäftigter der Organisationseinheit, so verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der bereitgestellten Videokonferenzlösung gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG oder § 18 Abs. 1 S. 1 DSG NRW
2.    Sie sind Teilnehmer einer von der Organisation imitierten Videokonferenz:
a.    Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO, Sie treten freiwillig der Videokonferenz bei (Einwilligungsverfahren)
b.    Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Sie nehmen zu vertraglichen Zwecken an einer Videokonferenz teil, z.B. Online-Schulungen, Beratungsleistungen
c.    Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit c, e i.V.m. a DS-GVO, Sie nehmen ein Angebot an, sich beraten zu lassen (z.B. SGB II Antrag etc.)

Generell: Verkehrs- und Nutzungsdaten werden zur Erfüllung vertraglichen Pflichten, insbesondere zur Sicherstellung der störungsfreien Funktion der Dienste und zur Erstellung von Nutzungsstatistiken im Auftrag verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Webseite ist für die Nutzung von „Zoom“ erforderlich, um sich die Software (Client) von „Zoom“ herunterzuladen.

4.    Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer Videokonferenz machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
 
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
 
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Online-Schulungen können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen der Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „On-line-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Online-Schulungen, Umfragefunktion in Online-Schulungen) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.


3.    Kategorien von Empfängern (interne oder externe Weitergabe personenbezogener Daten)
Sie haben das Recht zu erfahren, welche Datenempfänger regelmäßig oder aufgrund von Anfragen Ihre Daten anlass- oder fallbezogen erhalten. Nehmen Sie an einer von uns initiierte Videokonferenz teil, so werden die Inhaltsdaten der Videokonferenz im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet. Auftragsverarbeiter ist „regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbH“. Die Verarbeitung der Inhaltsdaten findet im europäischen Wirtschaftsraum statt. Darüber hinaus verarbeitet „zoom us“ die Nutzerdaten (Nutzuerkonto), sofern Sie ein bestehenden Account besitzen. Es gelten im Rahmen des Nutzerkontos die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinie von Zoom. Eine Drittlandsübertragung der Nutzerkonten an Zoom kann nicht ausgeschlossen werden.

 Dauer der Speicherung
Es werden im Rahmen der Videokonferenzen i.d.R. keine Videoaufnahmen vorgenommen. Daher findet keine Speicherung der Inhaltsdaten statt. Wird eine Aufnahme vorgenommen, so werden alle Beteiligten im Rahmen der Videokonferenz informiert. Die Dauer der Speicherung dieser Aufnahme orientiert sich nach dem Zweck der Nutzung.

4.    Betroffenenrechte
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der europäischen Datenschutz­Grundverordnung (DS-GVO) insbesondere folgende Rechte:
a)    Auskunftsrecht: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogene Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Artikel 15 DS-GVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (§ 48 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen).
b)    Recht auf Datenberichtigung: Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Artikel 16 DS-GVO).
c)    Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung: Bei Vorliegen gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Artikel 17 DS-GVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Artikel 18 DS-GVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Artikel 17 Absatz 1 und 2 DS-GVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentliche Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.
d)    Widerspruchsrecht: Sie können gegen bestimmte Datenverarbeitungen widersprechen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, oder keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Artikel 21 DS-GVO).
5.    Widerrufsrecht bei  Einwilligungen
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

6.    Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Artikels 51 DS-GVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

7.    Bereitstellungspflicht
Die Angaben Ihrer Daten erfolgt freiwillig. Sofern Sie diese Daten nicht bereitstellen (z.B. Anmeldname oder Nutzerkonto), kann dies allerdings zur Folge haben, dass Sie nicht an der Videokonferenz teilnehmen können.


8.    Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde zum Datenschutz
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen,
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
Tel.: 0211 38424-0
Fax-Nr.: 0211 38424-10,
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Abschließende Anmerkung: Wir weisen darauf hin, dass die Organisatoren und lokale Presse Fotoaufnahmen/Screenshots der Karrieremesse zur Verwendung auf der Homepage, in den Sozialen sowie Printmedien macht. Desweitern weisen wir darauf hin, dass es den Teilnehmern der Karrieremesse außerhalb der Organisatoren und Presse strengstens untersagt ist, Screenshots, Foto-, Video- und Tonaufnahmen von der Karrieremesse anzufertigen und zu verbreiten.
Ihre Daten werden ausschließlich für die digitale Karrieremesse verwendet und anschließend gelöscht.
Mit der Anmeldung akzeptieren Sie o.g. Bestimmungen.